Czasochłonna obsługa eventów
Przygotowanie każdego eventu wymagało około 8 godzin pracy manualnej
Automatyzacja procesów eventowych dla firmy HR specjalizującej się w budowaniu zespołów IT. Z 8 godzin pracy manualnej do 1 godziny.
Po pierwszej rozmowie dostajesz ocenę możliwości i rekomendowany następny krok.

Część wdrożeń realizujemy pod NDA - opisujemy je przez mierzalny efekt, nie przez nazwę klienta.
Firma HR organizowała ~8 eventów miesięcznie traciła około 8 godzin na manualną obsługę każdego z nich. Każdy event wymagał żmudnego, ręcznego procesu przygotowanai danych z różnych systemów, ich odpowiednie łączenie, weryfikowanie oraz wprowadzanie między systemami.
Przygotowanie każdego eventu wymagało około 8 godzin pracy manualnej
Dane rozsiane w wielu miejscach były zbierane manualnie, oraz analizowane i wprowadzane do kolejnych systemów.
Podczas manualnej synchronizacji danych z wielu miejsc bardzo łatwo o pomyłkę, stworzenie duplikatu.
Intuicyjny system umożliwiający tworzenie i zarządzanie eventami w kilka minut.
Specjalne QR Code umożliwiające szybką rejestrację uczestników za pomocą smartfona.
Automatyczne przetwarzanie rejestracji, generowanie podsumowań, statystyk.
Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy obecnych procesów organizacji eventów, identyfikując kluczowe punkty bólu i możliwości automatyzacji.
Zaprojektowaliśmy intuicyjny panel umożliwiający zarządzanie eventami oraz system mobilnej rejestracji dostępny 24/7.
Wdrożyliśmy system z pełną integracją z istniejącymi narzędziami klienta, automatycznym wykrywaniem duplikatów.
Z około 8 godzin pracy manualnej do 1 godziny dzięki automatyzacji procesów
Uczestnicy mogą rejestrować się w dogodnym czasie
Fuzzy matching na e-mailu, telefonie i nazwisku - potencjalne duplikaty oznaczane automatycznie do weryfikacji przy rejestracji
Klient z branży HR zyskał narzędzie, które pozwala przygotować event w 1 godzinę zamiast około 8 godzin - z pełną automatyzacją rejestracji i raportowania.
Firma HR specjalizująca się w budowaniu zespołów IT organizowała około 8 eventów rekrutacyjnych miesięcznie - meetupy technologiczne, warsztaty kompetencyjne, dni otwarte dla programistów i sesje speed-recruiting. Każdy event gromadził od kilkunastu do ponad stu uczestników, a skala rosła z kwartału na kwartał.
Przygotowanie pojedynczego eventu wymagało około 8 godzin pracy ręcznej. Koordynator musiał ręcznie tworzyć formularze w arkuszach kalkulacyjnych, kopiować dane uczestników między narzędziami, sprawdzać duplikaty na listach z poprzednich eventów i drukować papierowe listy obecności. Przy 8 eventach miesięcznie oznaczało to ponad 60 godzin czystej pracy administracyjnej - czas, który zespół HR mógłby poświęcić na relacje z kandydatami i klientami.
Zbudowaliśmy dedykowany system zarządzania eventami oparty na Vue.js (frontend), Fastify (backend) i PostgreSQL (baza danych). Wybór stosu technologicznego nie był przypadkowy: Vue.js zapewnia szybki, responsywny interfejs panelu administracyjnego, Fastify obsługuje rejestracje w czasie rzeczywistym przy minimalnym obciążeniu serwera, a PostgreSQL z natywną obsługą JSON pozwala elastycznie przechowywać zmienne dane eventów bez sztywnych schematów.
Centralnym elementem systemu jest mobilna rejestracja. Każdy event otrzymuje unikalny URL, który koordynator udostępnia uczestnikom. Formularz jest responsywny - zoptymalizowany pod smartfony, bo większość rejestracji odbywa się z telefonu. Po wypełnieniu formularza uczestnik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie, a dane trafiają bezpośrednio do panelu bez ręcznego przepisywania.
Kluczową funkcją jest automatyczne wykrywanie duplikatów. System stosuje fuzzy matching na trzech polach - adres e-mail, numer telefonu i imię z nazwiskiem. Jeśli ktoś rejestruje się z innego maila, ale tym samym numerem telefonu i zbliżonym zapisem nazwiska, system oznacza wpis jako potencjalny duplikat do weryfikacji. To eliminuje problem, który wcześniej wymagał ręcznego porównywania list z kilkudziesięciu eventów.
Całość zintegrowaliśmy z narzędziami, których firma już używała - bez konieczności zmiany dotychczasowych procesów komunikacji z uczestnikami.
To nie hasło - to rzeczywista zmiana zmierzona po pierwszym miesiącu od wdrożenia. Oto jak wyglądała transformacja poszczególnych procesów:
Zespół HR odzyskał ponad 60 godzin miesięcznie. Rejestracja dostępna 24/7, duplikaty wychwytywane automatycznie przy rejestracji, pełna digitalizacja formalności.
Oszczędność czasu to dopiero pierwszy wymiar zmiany. Digitalizacja procesów eventowych otworzyła firmie trzy konkretne możliwości biznesowe.
Po pierwsze - skalowalność. Przy manualnej obsłudze zwiększenie liczby eventów wymagało proporcjonalnie więcej ludzi. Teraz firma może organizować 12 czy 15 eventów miesięcznie bez dodatkowego obciążenia zespołu koordynacyjnego.
Po drugie - doświadczenie kandydata. Rejestracja przez smartfon z natychmiastowym potwierdzeniem to standard, którego oczekują kandydaci z branży IT. Brak papierowych list i sprawna obsługa na miejscu budują wizerunek profesjonalnej organizacji.
Po trzecie - decyzje oparte na danych. Panel z historią uczestnictwa i statystykami frekwencji pozwala ocenić skuteczność poszczególnych formatów eventów. Firma wie, które typy spotkań przyciągają najlepszych kandydatów i może świadomie alokować budżet eventowy.
To przykład systemu dedykowanego budowanego pod specyficzny proces jednej organizacji - z mierzalnym efektem od pierwszego miesiąca.
Wskaż powtarzalny proces, który dziś pochłania najwięcej czasu. Ocenimy potencjał automatyzacji i zaproponujemy pierwszy krok.
Sprawdźmy możliwości