System zarządzania eventami HR

Automatyzacja procesów eventowych dla firmy HR specjalizującej się w budowaniu zespołów IT. Z 8 godzin pracy manualnej do 1 godziny.

8 h → 1 h czas obsługi eventu

60+ h odzyskane miesięcznie przy 8 eventach

24/7 dostępność rejestracji

Chcę osiągnąć podobny efekt Wszystkie realizacje

Po pierwszej rozmowie dostajesz ocenę możliwości i rekomendowany następny krok.

Część wdrożeń realizujemy pod NDA - opisujemy je przez mierzalny efekt, nie przez nazwę klienta.

O projekcie

Najważniejszy kontekst

Firma HR organizowała ~8 eventów miesięcznie traciła około 8 godzin na manualną obsługę każdego z nich. Każdy event wymagał żmudnego, ręcznego procesu przygotowanai danych z różnych systemów, ich odpowiednie łączenie, weryfikowanie oraz wprowadzanie między systemami.

Branża: HR
Typ projektu: System zarządzania eventami & przepływ danych
Zakres: Analiza procesu, panel eventowy, mobilna rejestracja, automatyzacje i integracje narzędziowe.
Czas do efektu: Widoczna oszczędność czasu od pierwszych wdrożonych procesów.
Efekt biznesowy: Redukcja czasu obsługi eventów z 8 godzin do 1 godziny.

8 h → 1 h czas obsługi eventu

Technologie

Vue.js

Node.js

Fastify

PostgreSQL API Integration Mobile-First

Wyzwanie

Co wymagało zmiany

Czasochłonna obsługa eventów

Przygotowanie każdego eventu wymagało około 8 godzin pracy manualnej

Manualne kopiowanie danych

Dane rozsiane w wielu miejscach były zbierane manualnie, oraz analizowane i wprowadzane do kolejnych systemów.

Problem z poprawnością

Podczas manualnej synchronizacji danych z wielu miejsc bardzo łatwo o pomyłkę, stworzenie duplikatu.

Podejście

Decyzje, które zmieniły system

Panel zarządzania eventami

Intuicyjny system umożliwiający tworzenie i zarządzanie eventami w kilka minut.

Mobilna rejestracja

Specjalne QR Code umożliwiające szybką rejestrację uczestników za pomocą smartfona.

Pełna automatyzacja

Automatyczne przetwarzanie rejestracji, generowanie podsumowań, statystyk.

Proces

Jak przebiegała praca

Analiza procesów i wymagań

Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy obecnych procesów organizacji eventów, identyfikując kluczowe punkty bólu i możliwości automatyzacji.

Projektowanie systemu zarządzania

Zaprojektowaliśmy intuicyjny panel umożliwiający zarządzanie eventami oraz system mobilnej rejestracji dostępny 24/7.

Implementacja i integracja

Wdrożyliśmy system z pełną integracją z istniejącymi narzędziami klienta, automatycznym wykrywaniem duplikatów.

Efekt

Sprawniejsza organizacja eventów HR

1 h czas tworzenia eventu

Z około 8 godzin pracy manualnej do 1 godziny dzięki automatyzacji procesów

24/7 dostępność rejestracji

Uczestnicy mogą rejestrować się w dogodnym czasie

3 pola kontrola duplikatów

Fuzzy matching na e-mailu, telefonie i nazwisku - potencjalne duplikaty oznaczane automatycznie do weryfikacji przy rejestracji

Klient z branży HR zyskał narzędzie, które pozwala przygotować event w 1 godzinę zamiast około 8 godzin - z pełną automatyzacją rejestracji i raportowania.

Kontekst projektu

O projekcie

Firma HR specjalizująca się w budowaniu zespołów IT organizowała około 8 eventów rekrutacyjnych miesięcznie - meetupy technologiczne, warsztaty kompetencyjne, dni otwarte dla programistów i sesje speed-recruiting. Każdy event gromadził od kilkunastu do ponad stu uczestników, a skala rosła z kwartału na kwartał.

Przygotowanie pojedynczego eventu wymagało około 8 godzin pracy ręcznej. Koordynator musiał ręcznie tworzyć formularze w arkuszach kalkulacyjnych, kopiować dane uczestników między narzędziami, sprawdzać duplikaty na listach z poprzednich eventów i drukować papierowe listy obecności. Przy 8 eventach miesięcznie oznaczało to ponad 60 godzin czystej pracy administracyjnej - czas, który zespół HR mógłby poświęcić na relacje z kandydatami i klientami.

Jak to rozwiązaliśmy

Zbudowaliśmy dedykowany system zarządzania eventami oparty na Vue.js (frontend), Fastify (backend) i PostgreSQL (baza danych). Wybór stosu technologicznego nie był przypadkowy: Vue.js zapewnia szybki, responsywny interfejs panelu administracyjnego, Fastify obsługuje rejestracje w czasie rzeczywistym przy minimalnym obciążeniu serwera, a PostgreSQL z natywną obsługą JSON pozwala elastycznie przechowywać zmienne dane eventów bez sztywnych schematów.

Centralnym elementem systemu jest mobilna rejestracja. Każdy event otrzymuje unikalny URL, który koordynator udostępnia uczestnikom. Formularz jest responsywny - zoptymalizowany pod smartfony, bo większość rejestracji odbywa się z telefonu. Po wypełnieniu formularza uczestnik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie, a dane trafiają bezpośrednio do panelu bez ręcznego przepisywania.

Kluczową funkcją jest automatyczne wykrywanie duplikatów. System stosuje fuzzy matching na trzech polach - adres e-mail, numer telefonu i imię z nazwiskiem. Jeśli ktoś rejestruje się z innego maila, ale tym samym numerem telefonu i zbliżonym zapisem nazwiska, system oznacza wpis jako potencjalny duplikat do weryfikacji. To eliminuje problem, który wcześniej wymagał ręcznego porównywania list z kilkudziesięciu eventów.

Całość zintegrowaliśmy z narzędziami, których firma już używała - bez konieczności zmiany dotychczasowych procesów komunikacji z uczestnikami.

Z 8 godzin do 1 godziny

To nie hasło - to rzeczywista zmiana zmierzona po pierwszym miesiącu od wdrożenia. Oto jak wyglądała transformacja poszczególnych procesów:

Tworzenie eventu: wcześniej arkusz kalkulacyjny kopiowany i edytowany ręcznie, teraz szablon z konfigurowalnymi polami - gotowy w kilka kliknięć.
Rejestracja uczestników: wcześniej papierowe formularze i ręczne wpisywanie danych, teraz formularz mobilny z natychmiastowym zapisem do bazy.
Raportowanie: wcześniej ręczna agregacja danych z wielu arkuszy, teraz automatyczny dashboard z frekwencją, statystykami i historią uczestników.
Obsługa duplikatów: wcześniej manualne porównywanie list z kilkudziesięciu eventów, teraz automatyczna detekcja w momencie rejestracji.

Zespół HR odzyskał ponad 60 godzin miesięcznie. Rejestracja dostępna 24/7, duplikaty wychwytywane automatycznie przy rejestracji, pełna digitalizacja formalności.

Efekt dla biznesu HR

Oszczędność czasu to dopiero pierwszy wymiar zmiany. Digitalizacja procesów eventowych otworzyła firmie trzy konkretne możliwości biznesowe.

Po pierwsze - skalowalność. Przy manualnej obsłudze zwiększenie liczby eventów wymagało proporcjonalnie więcej ludzi. Teraz firma może organizować 12 czy 15 eventów miesięcznie bez dodatkowego obciążenia zespołu koordynacyjnego.

Po drugie - doświadczenie kandydata. Rejestracja przez smartfon z natychmiastowym potwierdzeniem to standard, którego oczekują kandydaci z branży IT. Brak papierowych list i sprawna obsługa na miejscu budują wizerunek profesjonalnej organizacji.

Po trzecie - decyzje oparte na danych. Panel z historią uczestnictwa i statystykami frekwencji pozwala ocenić skuteczność poszczególnych formatów eventów. Firma wie, które typy spotkań przyciągają najlepszych kandydatów i może świadomie alokować budżet eventowy.

To przykład systemu dedykowanego budowanego pod specyficzny proces jednej organizacji - z mierzalnym efektem od pierwszego miesiąca.