System zarządzania eventami HR

translationKey: “system-zarzadzania-eventami-hr”

O projekcie

Firma HR specjalizująca się w budowaniu zespołów IT organizowała około 8 eventów rekrutacyjnych miesięcznie — meetupy technologiczne, warsztaty kompetencyjne, dni otwarte dla programistów i sesje speed-recruiting. Każdy event gromadził od kilkunastu do ponad stu uczestników, a skala rosła z kwartału na kwartał.

Przygotowanie pojedynczego eventu wymagało ponad 6 godzin pracy ręcznej. Koordynator musiał ręcznie tworzyć formularze w arkuszach kalkulacyjnych, kopiować dane uczestników między narzędziami, sprawdzać duplikaty na listach z poprzednich eventów i drukować papierowe listy obecności. Przy 8 eventach miesięcznie oznaczało to ponad 48 godzin czystej pracy administracyjnej — czas, który zespół HR mógłby poświęcić na relacje z kandydatami i klientami.

Jak to rozwiązaliśmy

Zbudowaliśmy dedykowany system zarządzania eventami oparty na Vue.js (frontend), Fastify (backend) i PostgreSQL (baza danych). Wybór stosu technologicznego nie był przypadkowy: Vue.js zapewnia szybki, responsywny interfejs panelu administracyjnego, Fastify obsługuje rejestracje w czasie rzeczywistym przy minimalnym obciążeniu serwera, a PostgreSQL z natywną obsługą JSON pozwala elastycznie przechowywać zmienne dane eventów bez sztywnych schematów.

Centralnym elementem systemu jest mobilna rejestracja. Każdy event otrzymuje unikalny URL, który koordynator udostępnia uczestnikom. Formularz jest responsywny — zoptymalizowany pod smartfony, bo większość rejestracji odbywa się z telefonu. Po wypełnieniu formularza uczestnik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie, a dane trafiają bezpośrednio do panelu bez ręcznego przepisywania.

Kluczową funkcją jest automatyczne wykrywanie duplikatów. System stosuje fuzzy matching na trzech polach — adres e-mail, numer telefonu i imię z nazwiskiem. Jeśli ktoś rejestruje się z innego maila, ale tym samym numerem telefonu i zbliżonym zapisem nazwiska, system oznacza wpis jako potencjalny duplikat do weryfikacji. To eliminuje problem, który wcześniej wymagał ręcznego porównywania list z kilkudziesięciu eventów.

Całość zintegrowaliśmy z narzędziami, których firma już używała — bez konieczności zmiany dotychczasowych procesów komunikacji z uczestnikami.

Z 8 godzin do 5 minut

To nie hasło — to rzeczywista zmiana zmierzona po pierwszym miesiącu od wdrożenia. Oto jak wyglądała transformacja poszczególnych procesów:

• Tworzenie eventu: wcześniej arkusz kalkulacyjny kopiowany i edytowany ręcznie, teraz szablon z konfigurowalnymi polami — gotowy w kilka kliknięć.
• Rejestracja uczestników: wcześniej papierowe formularze i ręczne wpisywanie danych, teraz formularz mobilny z natychmiastowym zapisem do bazy.
• Raportowanie: wcześniej ręczna agregacja danych z wielu arkuszy, teraz automatyczny dashboard z frekwencją, statystykami i historią uczestników.
• Obsługa duplikatów: wcześniej manualne porównywanie list z kilkudziesięciu eventów, teraz automatyczna detekcja w momencie rejestracji.

Zespół HR odzyskał dziesiątki godzin miesięcznie. Rejestracja dostępna 24/7, zero duplikatów w systemie, pełna digitalizacja formalności.

Efekt dla biznesu HR

Oszczędność czasu to dopiero pierwszy wymiar zmiany. Digitalizacja procesów eventowych otworzyła firmie trzy konkretne możliwości biznesowe.

Po pierwsze — skalowalność. Przy manualnej obsłudze zwiększenie liczby eventów wymagało proporcjonalnie więcej ludzi. Teraz firma może organizować 12 czy 15 eventów miesięcznie bez dodatkowego obciążenia zespołu koordynacyjnego.

Po drugie — doświadczenie kandydata. Rejestracja przez smartfon z natychmiastowym potwierdzeniem to standard, którego oczekują kandydaci z branży IT. Brak papierowych list i sprawna obsługa na miejscu budują wizerunek profesjonalnej organizacji.

Po trzecie — decyzje oparte na danych. Panel z historią uczestnictwa i statystykami frekwencji pozwala ocenić skuteczność poszczególnych formatów eventów. Firma wie, które typy spotkań przyciągają najlepszych kandydatów i może świadomie alokować budżet eventowy.

To przykład systemu dedykowanego budowanego pod specyficzny proces jednej organizacji — z mierzalnym efektem od pierwszego miesiąca.