System zarządzania eventami HR

Automatyzacja procesów eventowych dla firmy HR specjalizującej się w budowaniu zespołów IT. Z 8 godzin pracy manualnej do 1 godziny.

8 h → 1 h czas obsługi eventu

60+ h odzyskane miesięcznie przy 8 eventach

24/7 dostępność rejestracji

Chcę osiągnąć podobny efekt

Część wdrożeń realizujemy pod NDA - opisujemy je przez mierzalny efekt, nie przez nazwę klienta.

Wyzwanie

Co wymagało zmiany

Czasochłonna obsługa eventów

Przygotowanie każdego eventu wymagało około 8 godzin pracy manualnej

Manualne kopiowanie danych

Dane rozsiane w wielu miejscach były zbierane manualnie, oraz analizowane i wprowadzane do kolejnych systemów.

Problem z poprawnością

Podczas manualnej synchronizacji danych z wielu miejsc bardzo łatwo o pomyłkę, stworzenie duplikatu.

Podejście

Decyzje, które zmieniły system

Panel zarządzania eventami

Intuicyjny system umożliwiający tworzenie i zarządzanie eventami w kilka minut.

Mobilna rejestracja

Specjalne QR Code umożliwiające szybką rejestrację uczestników za pomocą smartfona.

Pełna automatyzacja

Automatyczne przetwarzanie rejestracji, generowanie podsumowań, statystyk.

Proces

Jak przebiegała praca

Analiza procesów i wymagań

Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy obecnych procesów organizacji eventów, identyfikując kluczowe punkty bólu i możliwości automatyzacji.

Projektowanie systemu zarządzania

Zaprojektowaliśmy intuicyjny panel umożliwiający zarządzanie eventami oraz system mobilnej rejestracji dostępny 24/7.

Implementacja i integracja

Wdrożyliśmy system z pełną integracją z istniejącymi narzędziami klienta, automatycznym wykrywaniem duplikatów.

Efekt

Sprawniejsza organizacja eventów HR

1 h czas tworzenia eventu

Z około 8 godzin pracy manualnej do 1 godziny dzięki automatyzacji procesów

24/7 dostępność rejestracji

Uczestnicy mogą rejestrować się w dogodnym czasie

3 pola kontrola duplikatów

Fuzzy matching na e-mailu, telefonie i nazwisku - potencjalne duplikaty oznaczane automatycznie do weryfikacji przy rejestracji

Klient z branży HR zyskał narzędzie, które pozwala przygotować event w 1 godzinę zamiast około 8 godzin - z pełną automatyzacją rejestracji i raportowania.

Ile godzin odzyskałby Twój zespół po automatyzacji?

Wskaż powtarzalny proces, który dziś pochłania najwięcej czasu. Ocenimy potencjał automatyzacji i zaproponujemy pierwszy krok.

Sprawdźmy możliwości