Kompleksowa automatyzacja procesów eventowych dla lidera w budowaniu zespołów IT. Od 8 godzin pracy manualnej do kilku kliknięć.
Wiodąca firma HR specjalizująca się w budowaniu zespołów dla klientów korporacyjnych głównie z branży IT, organizująca 2-3 duże eventy miesięcznie, borykała się z czasochłonnymi procesami manualnymi które ograniczały skalowalność i efektywność działania.
Przygotowanie każdego eventu wymagało ponad 8 godzin pracy manualnej - od promocji, przez rejestrację mailową, aż po obsługę uczestników na miejscu
Dane z arkuszy kalkulacyjnych musiały być ręcznie przepisywane do systemu, co generowało błędy i zwiększało czas obsługi każdego uczestnika
Brak automatycznego wykrywania duplikatów uczestników wymagał czasochłonnego manualnego sprawdzania i weryfikacji każdej rejestracji
Rejestracja na miejscu odbywała się na kartkach papieru, co wymagało późniejszego przepisywania i utrudniało zarządzanie bazą uczestników
Intuicyjny system umożliwiający tworzenie i zarządzanie eventami w kilka minut, definiowanie liczby uczestników i opisu prelegentów.
Specjalne URL-e umożliwiające szybką rejestrację uczestników za pomocą smartfona w dogodnym dla nich czasie.
Automatyczne przetwarzanie rejestracji, generowanie podsumowań, statystyk i eliminowanie potrzeby ingerencji pracownika.
Bezproblemowa integracja z systemami już używanymi przez klienta, eliminująca potrzebę ręcznego kopiowania danych.
Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy obecnych procesów organizacji eventów, identyfikując kluczowe punkty bólu i możliwości automatyzacji. Przeprowadziliśmy mapowanie całego cyklu życia eventu - od planowania po raportowanie wyników, aby zaprojektować system maksymalizujący efektywność.
Zaprojektowaliśmy intuicyjny panel umożliwiający zarządzanie eventami przez kilka kliknięć oraz system mobilnej rejestracji dostępny 24/7. Szczególny nacisk położyliśmy na UX/UI, aby system był przyjazny zarówno dla organizatorów, jak i uczestników eventów.
Wdrożyliśmy system z pełną integracją z istniejącymi narzędziami klienta, automatycznym wykrywaniem duplikatów umożliwijaącym planowanie eventów z wyprzedzeniem. Dzięki temu klient może na początku miesiąca przygotować informacje o eventach na miesiąc do przodu, oszczędzając dziesiątki godzin pracy.
Z 8+ godzin pracy manualnej do kilku minut dzięki automatyzacji procesów
Uczestnicy mogą rejestrować się w dogodnym czasie bez ingerencji pracownika
Automatyczne wykrywanie i eliminowanie duplikowanych rejestracji
Eliminacja papierowych formularzy i ręcznego przepisywania danych
Rezygnując z papierowych formularzy usunęliśmy główną przyczynę błędnie wpisanych danych w systemie
Tworzenie eventów w kilka kliknięć
24/7 dostępność dla uczestników
Szczegółowe statystyki i analizy
Harmonogram eventów z wyprzedzeniem
Dzięki implementacji systemu zarządzania eventami, nasz klient z branży HR zyskał możliwość organizacji profesjonalnych wydarzeń w kilka minut zamiast kilku godzin. Automatyzacja procesów, integracja z istniejącymi narzędziami i dostępność 24/7 przełożyły się na znaczące oszczędności czasu i wzrost satysfakcji uczestników.
Pomożemy Ci zautomatyzować procesy w Twojej firmie i zwiększyć efektywność operacyjną.
Porozmawiajmy o Twoim projekcie